Відповідно ст.70 Податкового Кодексу України центральний орган виконавчої влади, що забезпечує формування та реалізує державну податкову політику – Державна податкова служба України – формує та веде Державний реєстр фізичних осіб – платників податків.

До Державного реєстру вноситься інформація про осіб, які є: громадянами України; іноземцями та особами без громадянства, які постійно проживають в Україні; іноземцями та особами без громадянства, які не мають постійного місця проживання в Україні, але відповідно до законодавства зобов'язані сплачувати податки в Україні або є засновниками юридичних осіб, створених на території України.

У разі, коли у людини змінюється прізвище, ім’я, по батькові або адреса реєстрації місця проживання – це дані які вносяться до Облікової картки платника податків або Повідомлення (для фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків і мають відмітку у паспорті), відповідно до п. 70.7 ст. 70 розд. ІІ Податкового кодексу України тп Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків, затвердженого наказом Міністерства фінансів України від 29.09.2017 №822, фізичні особи зобов’язані подавати контролюючим органам відомості про зміну таких даних протягом місяця з дня виникнення таких змін шляхом подання Заяви про внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків за ф. №5ДР або Заяви про внесення змін до Державного реєстру фізичних осіб – платників податків, щодо фізичних осіб, які обліковуються за серією та номером паспорта за ф. №5ДРП відповідно.

Фізичні особи подають зазначені заяви особисто або через представника до Державної податкової інспекції за своєю податковою адресою (місцем проживання), а у разі зміни місця проживання – до Державної податкової інспекції за новим місцем проживання. Фізичні особи, які тимчасово перебувають за межами населеного пункту проживання, подають зазначені заяви особисто або через представника до будь-якої ДПІ.

Згідно з п. 3 розд. ІХ Положення про реєстрацію фізичних осіб у Державному реєстрі фізичних осіб – платників податків для заповнення Заяви використовуються дані документа, що посвідчує особу, та інших документів, які підтверджують зміни таких даних.

Хочемо звернути увагу, що з 01.01.2018 запроваджений новий електронний сервіс веб-порталу ДПС України «Електронний кабінет».

Завдяки цьому сервісу фізична особа – платник податків може подати заяву ф.5ДР щодо змін про себе в електронному вигляді у приватній частині Електронного кабінету з використанням свого електронного підпису.

Правила, порядок та строки розгляду документів, поданих засобами електронного зв’язку, є такими самими, як і для документів, поданих у паперовому вигляді.

Після подання заяви в електронному вигляді та додавання до неї відсканованих документів, необхідних для внесення змін до Державного реєстру є можливість обрати Державну податкову інспекцію, до якої особа може звернутись для отримання Картки платника податків. Заявник може звернутися до Державної податкової інспекції за місцем проживання або за бажанням до будь-якої Державної податкової інспекції, вказавши при цьому код та назву інспекції, до якої він буде звертатися, таку інспекцію необхідно вибрати з переліку, що пропонується у електронному кабінеті.

ДПС у Донецькій області