Річний перерахунок податку на доходи фізичних осіб (далі - ПДФО) роботодавці здійснюють:

• за наслідками кожного звітного податкового року під час нарахування заробітної плати за останній місяць звітного року;
• під час проведення розрахунку за останній місяць застосування податкової соціальної пільги (далі - ПСП) у разі зміни місця її застосування за самостійним рішенням платника податку або у випадках, коли отримання ПСП стає неможливим;
• під час проведення остаточного розрахунку з платником податку, який припиняє трудові відносини з таким роботодавцем.

Роботодавець має право здійснювати перерахунок сум нарахованих доходів, утриманого податку за будь-який період та у будь-яких випадках для визначення правильності оподаткування, незалежно від того, чи має найманий працівник право на застосування податкової соціальної пільги.

Річний перерахунок доходів працівників і утриманих з них сум ПДФО за 2013 рік необхідно провести при нарахуванні заробітної плати за грудень 2013 року.

Метою перерахунку є: перевірка правильності формування місячних оподатковуваних доходів (встановлення правильності нарахування щомісячних доходів), застосування до доходів працівників ПСП, правильності утримання ПДФО з нарахованих доходів та виявлення доходів, що підлягають оподатковуванню за ставкою 17%.

Якщо внаслідок здійсненого перерахунку виникає недоплата утриманого податку, то сума такої недоплати стягується роботодавцем за рахунок суми будь-якого оподатковуваного доходу (після його оподаткування) за відповідний місяць, а в разі недостатності суми такого доходу - за рахунок оподатковуваних доходів наступних місяців, до повного погашення суми такої недоплати.

Якщо внаслідок проведення остаточного розрахунку з найманим працівником, який припиняє трудові відносини з роботодавцем, виникає сума недоплати, що перевищує суму оподатковуваного доходу найманого працівника за останній звітний період, то непогашена частина такої недоплати включається до складу податкового зобов'язання такого працівника за наслідками звітного податкового року та сплачується самим платником.

При цьому, якщо внаслідок здійсненого перерахунку виникає переплата податку, то на її суму зменшується сума нарахованого податкового зобов'язання найманого працівника за відповідний місяць, а при недостатності такої суми - зменшується сума податкових зобов'язань наступних податкових періодів, до повного повернення суми такої переплати.

Результати річного перерахунку сум доходів, нарахованих найманим працівникам у вигляді заробітної плати, а також сум наданих ПСП відображаються працедавцем у податковому розрахунку за ф. N1ДФ.